叡扬信息，日前宣布成功的协助嘉义县政府导入电子公文管理信息系统，顺利完成公文计算机化之转型。电子公文管理信息系统，其功能包含公文制作、流程控管、稽催管制、档案管理、电子公文交换功能，收发文人员可利用光罩轻松刷入公文文号，承办人可随时透过Web接口了解公文流向，主管亦可执行各种查询功能掌握办文进度，系统使用人数涵盖整个嘉义县政府府内600多位员工及200多个附属单位，透过电子布告栏机制，架起信息沟通网络。

嘉义县政府信息课课长林克伟表示，本系统针对办文效率之管理设计了多项功能，除了各单位主管可透过稽催管制图报表了解单位办文情况、系统针对逾期公文自动发出E-mail通知承办人之外，系统设计了逾期公文件数排行榜功能，公布逾期公文件数最多的前五名办文人员名单以兹警惕，执行以来效果显著，大幅提升各单位结案效率。

对于公文电子化的管理系统中，电子公文交换是系统另一项重要机制。电子公文透过IC卡之安全机制，利用前置处理软件进行交换，以往需要1至2天的公文单向邮寄时间，现在只要1或2分钟即可完成电子公文收发作业，不但节省公文重复缮打之人力成本、减少纸张用量，更可节省每年数十万元以上之邮寄费用，有效提升总体服务质量。对于不断讲究e化的企业而言，各式不同的公文电子化将是不可忽略的重要环节。