叡揚資訊，日前宣佈成功的協助嘉義縣政府導入電子公文管理資訊系統，順利完成公文電腦化之轉型。電子公文管理資訊系統，其功能包含公文製作、流程控管、稽催管制、檔案管理、電子公文交換功能，收發文人員可利用光罩輕鬆刷入公文文號，承辦人可隨時透過Web介面了解公文流向，主管亦可執行各種查詢功能掌握辦文進度，系統使用人數涵蓋整個嘉義縣政府府內600多位員工及200多個附屬單位，透過電子布告欄機制，架起資訊溝通網絡。

嘉義縣政府資訊課課長林克偉表示，本系統針對辦文效率之管理設計了多項功能，除了各單位主管可透過稽催管制圖報表了解單位辦文情況、系統針對逾期公文自動發出E-mail通知承辦人之外，系統設計了逾期公文件數排行榜功能，公佈逾期公文件數最多的前五名辦文人員名單以玆警惕，執行以來效果顯著，大幅提昇各單位結案效率。

對於公文電子化的管理系統中，電子公文交換是系統另一項重要機制。電子公文透過IC卡之安全機制，利用前置處理軟體進行交換，以往需要1至2天的公文單向郵寄時間，現在只要1或2分鐘即可完成電子公文收發作業，不但節省公文重複繕打之人力成本、減少紙張用量，更可節省每年數十萬元以上之郵寄費用，有效提昇總體服務品質。對於不斷講究e化的企業而言，各式不同的公文電子化將是不可忽略的重要環節。