透過專業設計的應用系統(Application System)，執行資料的輸入、處理、儲存與輸出，輔助企業的組織決策與日常業務的運作，進而改善內部工作流程、提高整體效率；諸如此類的應用系統，我們可以泛稱為資訊系統(Information System)，它事實上在國內中小企業已行之有年，企業內部人員也越來越倚靠它進行各項工作。

隨著網際網路的蓬勃發展，帶動企業經由網路通路(Internet Channel)進行商務活動，企圖邁向國際化市場的發展趨勢；由近幾年紛紛出籠的各類電子商務解決方案(e-Commerce Solution)與應用系統的服務提供(ASP)，我們深深地感受到：網路環境的普及，使得企業上網成為必備的經營要件，不斷推陳出新的商務應用服務，更是加速企業進行經營模式(Business Model)的轉換，以迎合未來的經營環境，提高整體市場競爭力。

企業電子化的經營架構

早期企業對於電子化經營的執行，主要著重在管理資訊系統(MIS; Management Information System)體制的建立，藉由各類資訊系統的導入，輔以企業內部營運的執行；邁入網路世紀後，企業將MIS的理念拓展至網路活動，達到資訊流通與資源共享的目的。然而這些以電腦軟體或硬體為基礎的資料處理模式，事實上還不足以稱之為電子化企業(e-Business)。

站在技術與經營的角度來看，筆者認為電子化企業總體上應含括：電子化基礎設備(Electronic Based Device)、辦公室自動化(Office Automation)、管理分析與經營決策支援(Analyses and Decision Support)、企業資料倉儲(Business Data Storage)，以及電子商務整合應用(EC Integration Application)等五大部份，如(圖一)。

《圖一　企業電子化經營的五大部份，實是相互關鍵同等重要，欲邁向電子化經營腳步之企業，應對此架構有絕對的認知與瞭解》

1.電子化基礎設備

我們很容易對「電子化基礎設備」作出解釋，大體上看來，不外乎是企業內部電腦軟硬體設備的採購與建置，其中當然還包括區域網路(LAN)環境的基礎建設。在具有一定規模的中型企業，傳真(FAX)與影音交換(Video and Voice Transfer)的數位化設備也列為其中。

2.辦公室自動化

藉由內部資訊流通與資源共享的基礎，導入以辦公室作業為導向而發展的電腦化系統，諸如：行政公告、文書出版、訊息傳遞等等，皆可有效管理及傳遞資訊並提高辦公室生產力。此外，由於資料乃透過電子化設備傳遞，故可減少額外時間成本。

3.管理分析與經營決策支援

早期的資訊系統，主要僅著重於內部資料的處理，然單純的運算與結果輸出，已不敷面對現今資訊爆炸的時代，對於系統提供的可分析與統計性資訊，方才是企業理應重視的要點。就此項目而言，導入企業資源規畫(ERP; Enterprise Resource Planning)系統有效進行內部管理，或是採用客戶關係管理(Customer Relation Management)系統提高營運品質，皆屬於管理分析與經營決策支援。

4.企業資料倉儲

隨著企業成長的經驗累積與規模擴充，資料量與記錄亦相形澎脹。因此，建至企業資料的倉儲系統，藉以統一的存取機制，更能有效協助資料處理作業，同時，提高整體資料的可維護性(Maintainability)與可延展性(Scalability)。

5.電子商務整合應用

藉由網際網路環境的應用，建置各類商務系統或商務機制，令原來單純以資訊提供為主的企業網站，具有提供消費者、客戶或上下游廠商進行線上交易(Online Trading)的能力，以便藉著網路廣而深的觸腳，更向外延伸企業自身的營運範疇。

電子化的導入評估要點

我們可以這樣認為：電子化經營的目的，除了在提昇企業整體效能與市場競爭力之外，同時，也期許能透過各種電子化媒體及通路，擴展整體企業的營運範疇。然在面對著媒體一波波相關於網路商機與電子商務的報導，不少企業對此乃產生了執行上的誤解，認為也許架個網站，搞個線上購物、線上交易就已算是跨入了電子化經營的領域，或是花下大筆銀子，為企業內部購置各種高檔的硬體設備、資訊系統等等；事實上，這些都不是正確的觀念。

在擬定導入電子化經營計劃的先期，企業首應先行對整體組織進行評估，特別是位於中下的管理及執行階層(即企業之技術規劃階層與操作規劃階層)，由於直接負責業務運作的規劃與現場控制，更能以豐富的實務經驗，針對企業現體運行的種種作業流程，逐步的檢視與勘驗，提出更為合理及適切的資料處理行為模式。是故，計劃先期要進行：

1.內部人員的基礎認知度

電子化經營既是一種關係企業營運層面的擴展性工作，故當由企業整體來共同配合執行。如同上一波的MIS導入；不單只是技術人員或是管理人員的責任，而是從基層行政人員至高層的管理人員，都需對電子化經營有一定程度的認識，特別是高層主管，更應對電子化的推動，具有更為明確的認識，並抱持絕對正面與支持的態度。

2.現有硬體的設備承載度

企業現有的硬體設備，是否足以應付電子化經營後高負載的資訊流量，或者這些設備是否能夠面對未來資料的成長。舉例來說：原來企業使用10MBps Ethernet 區域網路環境，在邁入電子化經營的同時，是否足以應付資料的傳輸量？此外，硬體設備應與相關的資訊系統或軟體進行相對評估。

3.各類系統的資料整合度

已執行各項資訊系統的企業，則需要考量現行系統的整合問題。例如：公司內運作已久的進銷存系統，是否能與財務、會計管理軟體相互搭配？以求得資料同步化。若需要再添購系統，則應對該項產品的可延展性與開放性進行評估。

4.檢視作業的流程可行度

企業電子化並非僅是將既有的人工流程或資料處理，轉為利用電腦化的作業方式。反是需要對整個流程進行重組，由初始端起，包括其輸、出入的資料流向進行檢視，過程中必需要考其電子化的可行性，排除不必要的步驟，避免因過於攏長的處理程序而增加操作人員的負擔，造成反向結果。

5.企業內部的技術支援度

電子化經營的實際作法，不外乎委外及自行開發。二種方式各有其優劣特點，至於採用何種方式均端視企業內部本身在於技術上的支援性。雖然委外對於技術之需求較低，但仍需具有一定專業背景之聯絡人員，而自行開發所需之技術人員成本就相對提高；此部份可參考企業未來營運發展計劃，進行技術增援的需要性評估。

除上述要點，企業電子化本身可供運用的預算也相當重要。負責人員需視企業提供的資金為基本點，再對各部份進行評估，例如：公司並或許沒有增設開發人員的人事預算，故在評估的同時就應以委託外包的角度為準。此外，評估的要點可視實際狀況再細加訂定，考量點越觸及核心，越有助於導入及開發工作的準確與效率的提昇。

電子化導入計劃的執行

經過一連串的評估作業並確認電子化的導入可行性後，企業即可著手進行導入工作的執行。筆者就以代理日本進口服飾品為主，並已於國內成立多個銷售點(或店面)的「台灣亞格(假設名稱)」為本文案例，逐步說明整個電子化導入計劃的執行工作。

示範企業背景說明

「台灣亞格」為日本某大品牌服飾品於台灣的總代理商，代理產品含括各年齡層男女服飾、精品，多達200多種類別，於市面上販售的產品超過2000件，目前，該公司除位於台北市區的總公司外，另有分佈於全省各大百貨公司的專櫃或銷售點(店)共計50家，主要進行產品的鋪貨以及販售。算是規模不小的流通買賣企業。

示範企業現況簡介

原來「台灣亞格」對於銷售狀況與進出存貨的管理，全是利用一套早期於MS-DOS上運作的「進銷存軟體」進行作業，而各銷售點每日則透過傳真(FAX)，將該日的營業報表與次日需要補貨的產品清單傳送至位於台北的總公司，總公司的內勤人員再進行統計作業，接著將進貨需求傳真至位於台中的倉庫，待翌日營業前將出貨的產品運送至需要的銷售點。

所有作業階由人工進行資料的輸入與輸出，而總公司也無法獲得即時的營運狀況，以作為經營上的策略分析，實無法符合現代化經營的各項要求。因此，該公司乃決意進行整體企業電子化的導入工作，以提高整體企業的市場競爭力與價值。

進行計劃先期的評估

由此範例來看，「台灣亞格」需要的乃是一套Client/Server架構之銷售點(POS)系統，並透過建全的網路環境，連接台北總公司、各地銷售點、台中倉庫三個點。然經過評估，於該公司早期並無類似之設備建置，運作已久的系統又為早期DBase之資料庫，同時內部均為銷售性的人員，對於資訊專業所知嚴重不足；因此，此評估顯示該公司需要進行全面性的內部重整，才能落實電子化的經營目標。

導入計劃的說明與作法

整個計劃為不太過嚴重影響現有的企業營運，故採逐步導入方式進行，整體計劃預計以二年的時間導入，第一年進行導入的技術性工作，第二年則每季進行導入後的評估工作：

1.資訊系統的導入：

由於各銷售點散落於國內各大百貨公司或賣場，然又期望主要營運三點的資料庫能夠同步，故本系統將主要資料庫置於總公司，各銷售點及倉庫各獨立保有一份，每日利用電話撥接進行資料的更新作業。而銷售點每日之營業狀況及商品的進出狀況，亦利用系統於每日打烊時回傳至總公司匯整，總公司之系統再行統計後傳送至倉庫。倉庫則建立一套倉儲系統，每日將庫存狀況回傳至總公司，總公司再將其資料匯入進銷存系統內進行處理。

2.內部人員的再教育：

進行電子化系統的操作說明，並配合考核方式確認內部人員的熟悉度。於導入第二年後進行後期評估作業，評估流程的可行性與人員的接受性，並依據評估結果進行修正，依此循環直到所有人工作業由電子化取代。

電子化導入後之效益

「台灣亞格」導入電子化經營的成果，除了改善企業的經營體質外，透過電子化的作業流程，大大的降低了人工作業所需花費的時間，提高了整體的營運效率。而後續該公司又針對原有之系統架構，添加如條碼機、盤點機，以及產品銷售分析、銷售點相互調貨等等軟、硬體設備，不但增加其原有系統價值，同時提供企業經營上更多的有效資訊，造就企業營運在品質管制與客戶服務的良好利基。

結語

企業導入電子化經營，是未來的經營與管理趨勢，然而，事實上並非所有的企業體均適合電子化的經營形態，由此看來，更顯現出導入前評估作業的重要性了！站在技術的角度來看，企業的電子化並非只是利用電腦來進行資料的處理，而是企業內部人、事、物的整合，以及企業體質的改造。在對此尚未有明確認知之前，不應只是為了迎合潮流而盲目的採用市場上的各項產品，或是投入開發的成本；唯獨自身都做好有形與無形的準備，才能令電子化的企業產生更大的價值！

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